21 грудня 2016 року відбулась робоча зустріч представників Нотаріальної палати України та Завідувача Київського державного нотаріального архіву А. А. Посипанко. Основні питання, які були обговорені не є новими, всі ми їх добре знаємо і спільними зусиллями намагаємось вирішити.
Основне питання зустрічі – електронна черга для візиту в архів. Нажаль вона не працює в тому форматі у якому це передбачалось при її створенні. Необхідно констатувати, що дуже велика кількість нотаріусів, які мали запис в електронній черзі для візиту в архів в 2016 році, резервували великі проміжки часу та не з‘являлися на зарезервований час. Це стало основною причиною відсутності можливості у інших нотаріусів отримати резервування часу для візиту в архів. Другою причиною нормальної взаємодії «нотаріус – архів», за словами А. А. Посипанко, є низький рівень підготовки нотаріусів до візиту в архів (не читають Правила нотаріального діловодства, не користуються зразками описів, які виставлені на сайті відділення НПУ, не читають методичні рекомендації архіву, займають кабінет, який обладнала для нотаріусів НПУ не для виправлення незначних помилок, а для повного перероблення документів, не беруть із собою флешку із електронною версією описів і т. п.)
У зв’язку з цим було досягнуто попередніх домовленостей про переформатування порядку ведення електронної черги для візиту нотаріуса в архів. Починаючи з 2017 року, нотаріуси будуть мати можливість отримати електронну чергу для візиту в архів один раз на рік, час для відвідування збільшено до 40 хвилин. У разі непогодження описів при першому візиті, нотаріусу надаватиметься повторне право для електронної черги на 40 хв. На думку НПУ та архіву при належній підготовці до візиту цього часу повинно бути достатньо щоби вирішити всі архівні питання.
Дуже велике прохання до всіх нотаріусів КМНО, не відноситися халатно до відвідування архіву, розраховувати час, приїжджати в архів з завчасно роздрукованими документами, а також мати при собі флешку з тими ж документами, щоб мати можливість в архіві виправити всі зауваження та повторно роздрукувати виправлені документи. Кімната для нотаріусів обладнана, але це не означає, що нотаріус може у цьому приміщенні друкувати всі документи або іще гірше готувати їх там. Майте повагу до колег!!! Це заощадить і Ваш час і час працівників архіву, а саме головне дасть можливість всім нотаріусам КМНО вчасно потрапити на прийом. На січень 2017 року електронна черга для візиту в архів є дійсною та додатково буде відбуватись за телефоном. З лютого 2017 року буде підготовлено нову програму для електронної реєстрації в архів.
Попередньо досягнуто домовленостей про взаємодію аналітично -методичної комісії НПУ та Нотаріального архіву міста Києва, результатом якої стануть розробка Методичних рекомендацій по веденню архіву. На думку НПУ наявність таких рекомендацій значно полегшить підготовку нотаріуса до візиту в архів та проходження перевірки.
ВЕЛИКЕ прохання від Завідувача архіву читати методичні рекомендації по веденню архіву, які знаходяться на сайті відділення НПУ міста Києва, правила ведення нотаріального діловодства, узагальнення по результатам перевірок від Управління нотаріату міста Києва. Також нагадування для тих нотаріусів хто не затвердив номенклатуру на 2016 рік. Номенклатуру потрібно затвердити в цьому році, в 2017 році Ви затвердити її не зможете. В якості пропозиції Завідувач архіву запропонувала затверджувати описи в наступному році за попередній рік, це спростить нотаріусам ведення архіву, оскільки не буде великого розриву в часі складання і затвердження опису. Така практика працює в регіонах не перший рік і є дієвою.
Основне питання зустрічі – електронна черга для візиту в архів. Нажаль вона не працює в тому форматі у якому це передбачалось при її створенні. Необхідно констатувати, що дуже велика кількість нотаріусів, які мали запис в електронній черзі для візиту в архів в 2016 році, резервували великі проміжки часу та не з‘являлися на зарезервований час. Це стало основною причиною відсутності можливості у інших нотаріусів отримати резервування часу для візиту в архів. Другою причиною нормальної взаємодії «нотаріус – архів», за словами А. А. Посипанко, є низький рівень підготовки нотаріусів до візиту в архів (не читають Правила нотаріального діловодства, не користуються зразками описів, які виставлені на сайті відділення НПУ, не читають методичні рекомендації архіву, займають кабінет, який обладнала для нотаріусів НПУ не для виправлення незначних помилок, а для повного перероблення документів, не беруть із собою флешку із електронною версією описів і т. п.)
У зв’язку з цим було досягнуто попередніх домовленостей про переформатування порядку ведення електронної черги для візиту нотаріуса в архів. Починаючи з 2017 року, нотаріуси будуть мати можливість отримати електронну чергу для візиту в архів один раз на рік, час для відвідування збільшено до 40 хвилин. У разі непогодження описів при першому візиті, нотаріусу надаватиметься повторне право для електронної черги на 40 хв. На думку НПУ та архіву при належній підготовці до візиту цього часу повинно бути достатньо щоби вирішити всі архівні питання.
Дуже велике прохання до всіх нотаріусів КМНО, не відноситися халатно до відвідування архіву, розраховувати час, приїжджати в архів з завчасно роздрукованими документами, а також мати при собі флешку з тими ж документами, щоб мати можливість в архіві виправити всі зауваження та повторно роздрукувати виправлені документи. Кімната для нотаріусів обладнана, але це не означає, що нотаріус може у цьому приміщенні друкувати всі документи або іще гірше готувати їх там. Майте повагу до колег!!! Це заощадить і Ваш час і час працівників архіву, а саме головне дасть можливість всім нотаріусам КМНО вчасно потрапити на прийом. На січень 2017 року електронна черга для візиту в архів є дійсною та додатково буде відбуватись за телефоном. З лютого 2017 року буде підготовлено нову програму для електронної реєстрації в архів.
Попередньо досягнуто домовленостей про взаємодію аналітично -методичної комісії НПУ та Нотаріального архіву міста Києва, результатом якої стануть розробка Методичних рекомендацій по веденню архіву. На думку НПУ наявність таких рекомендацій значно полегшить підготовку нотаріуса до візиту в архів та проходження перевірки.
ВЕЛИКЕ прохання від Завідувача архіву читати методичні рекомендації по веденню архіву, які знаходяться на сайті відділення НПУ міста Києва, правила ведення нотаріального діловодства, узагальнення по результатам перевірок від Управління нотаріату міста Києва. Також нагадування для тих нотаріусів хто не затвердив номенклатуру на 2016 рік. Номенклатуру потрібно затвердити в цьому році, в 2017 році Ви затвердити її не зможете. В якості пропозиції Завідувач архіву запропонувала затверджувати описи в наступному році за попередній рік, це спростить нотаріусам ведення архіву, оскільки не буде великого розриву в часі складання і затвердження опису. Така практика працює в регіонах не перший рік і є дієвою.
Член правління відділення НПУ в м.Києві Г. Леонтьєв